公文的格式规范 大字体(6500字)

来源:m.ttfanwen.com时间:2017.6.27

公文的格式规范

一、行政机关公文格式

(一)用纸、排版及装订规则

(1)公文采用A4型纸,幅面尺寸为:210mm×297mm。

(2)公文用纸天头(即上页边)37mm±1mm;用纸订口(左白边)28mm±1mm。版心尺寸156mm×225mm(不含页码)。

(3)公文的版心上边沿至发文机关标识的距离,除函为零之外,命令为20mm,请示、报告为80mm,其它为25mm。用以标注公文份数序号、秘密等级和紧急程度。

(4)公文正文用3号仿宋体字,一般每面排22行,每行排28个字。正文中如遇空白处不能盖下印章时,应调整正文字距、行距,务使正文与印章同处一页,不能出现“此页无正文”字样。

公文从左至右横排。在民族自治地方,可以并用汉字和通用的少数民族文字。少数民族文字按其习惯书写、排版。

(5)公文要双面印刷,页码套正,两面误差不得超过2mm。

(6)公文应左侧装订,不掉页。封面与书芯不脱落,后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处,允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm~5mm。

(二)行政机关公文的文面格式

新的《国家行政机关公文格式》(以下简称为《公文格式》)将公 1

文划分为眉首、主体、版记3部分18个要素。分述如下:

1、眉首部分——即公文的版头部分,位于公文首页红色反线以上。

(1)公文份数序号

《行政公文办法》规定,绝密、机密级公文应标明份数序号。公文份数序号简称份号,即同一文件份数的顺序编号,其作用是便于登记、分发、核查和统计文件。序号用7位(不够7位时前面用0)阿拉伯数顶格标识在版心左上角第一行。

(2)秘密等级和保密期限

凡有保密要求的公文,应当在版心右上角第一行标明密级。秘密分绝密、机密、秘密三级。标识时用3号黑体字,顶格标在版心右上角第1行,两字间空1字(无保密期限情况下)。20xx年1月发布的《国务院办公厅关于实施<国家行政机关公文处理办法>具体问题的处理意见》规定:“涉及国家秘密的公文应注明保密期限。”如公文需标明保密期限,应在密级程度和保密期限之间用“★”隔开,而秘密等级的两字之间不空字距,如“秘密★6个月”,“机密★1年”,“绝密★26年”等。特殊情况下,保密期限为长期的,可标为“绝密★长期”。还有一种免标保密期限的,如“绝密”,则表示按该密级的最长保密期限处理(绝密30年、机密20年、秘密10年)。

(3)紧急程度

这是对公文送达时间的要求,分“特急”、“急件”,电报分“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。顶格标在版心右上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识秘密等级和紧急程度,秘密等级标在第1行,紧 2

急程度则标在第2行。

公文份数序号、秘密等级、保密期限与紧急程度视文件需要而标识。

(4)发文机关标识

发文机关标识又称文件名称,位于公文首页眉首中央,一般采用红色套印,所以正式公文俗称为“红头文件”。

发文机关标识通常由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成。如《国务院文件》,《上海市政府文件》等,主要用于发布方针、政策和重要的工作部署、批转下级机关的重要来文,以及转发上级机关的公文等。用小标宋体,字号以醒目、美观为原则,但应小于22mm×15mm。

发文机关标识另有其它三种标写方法:

①只写发文机关名称(全称或规范化简称)。如《国务院办公厅》,《××省政府》等,主要用于通知重要事项、批复下级机关的请示、发布任免通知等。

②发文机关名称(全称或规范化简称)加文种名称。如《中华人民共和国国务院令》、《国务院任免通知》等,主要用于命(令)、任免通知、会议纪要等少数几个文种。

③有一些报告、请示和某些事务性公文、发函等,可在发文机关后面加上用圆括弧括起来的文种,如《××商业局(请示)》、《××公司(函)》等。

如是联合行文,标识发文机关时应使主办机关名称在前,“文件” 3

两字置于发文机关名称右侧,上下居中排列;如联合行文机关过多,必须保证公文首页显示正文。

(5)发文字号

发文字号是一份公文特定的代号。联合行文时,只标明主办机关发文字号。如果是“命令”类公文,则按司令者任职期间发文的“流水号”为发文字号。发文字号用3号仿宋标注在发文机关标识正下方,空2行红色反线之上4mm处。在没有签发人标识时,居中排布;有签发人标识时,发文字号居左空1格,签发人居右空1字排布。它由发文机关代字、年份和序号三个要素组成。如“国办发[2001]5号”、“沪府发[2002]1号”等。

机关代字应选用代表本机关名称特点的字构成,尽量简短,一般不超过五个字。可分为三个层次:第一层次是发文机关的代字,即文件是以什么机关的名义发出的,“国办”就是表示该文件以“国务院办公厅”的名义发出;第二层次是部门代字,如文件是由发文机关内部的某一部门主办的,则可以在机关代字后面加上部门代字,如“国办秘”就是表示该文件是“国务院办公厅秘书局”主办的;第三层次是文件类型或文种代字,如“国办发”就表示是国务院办公厅的普发性文件;“国办批”就表示是国务院办公厅的批复;“国办函”就表示是国务院办公厅的函件,等等。

年份应标全称,不应简化,用阿拉伯数字书写,并用六角括号“﹝﹞”括入。

序号是按年度统一编制的发文流水号,用阿拉伯数码标识,前面 4

不加“第”字和虚位“0”字。

(6)上行文签发人

凡上报的公文,应当标注核准并签发文稿的机关负责人姓名,以示公文的具体责任者,即“签发人”,是该公文开始生效并对其负责的标志。新的《公文处理办法》规定,上行文应注明签发人、会签人姓名,其中“请示”应在附注中注明联系人姓名和电话。

“签发人”三字用3号仿宋体,后标全角冒号,姓名用3号楷体,与发文字号并行居右空1字排布。

联合发文时有多个签发人,则主办单位签发人的姓名标识于第一行,其他签发人姓名按发文机关顺序,从第二行起上下依次排列,同时下移发文字号,使之与最后一个签发人姓名处在同一行;红色反线也同时下移,与发文字号的间距仍保持4mm。

签发人姓名可用铅印或打印,不必亲署。

(7)红色反线

发文字号与签发人之下4mm处印一条与版心等宽(即156mm)的红色反线。

2、主体部分——反映公文的主要内容,位于首页红色反线以下,末页主题词(不含)以上。

(1)公文标题

标题在红色反线下空2行,用2号小标宋体居中排布,可一行或多行;回行时,要词意完整(不要将双音节词或固定词组拆开;也不要将“的”字排在行首)、排列对称、间距适当。如果标题行数过多, 5

可将标题上移1至2行,即减少与红色反线之间的空行或不空行,以保证正文在首页出现。

标题应准确概括公文的主要内容并标明文种。标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。标题有三种形式:

一是完全式。由发文机关、事由、文种三部分构成。如国务院关于发布<国家行政机关公文处理办法>的通知。

二是省略式。有三种情况。一是省略发文单位,一般用于单位内部行文,如《关于××同志任职的通知》;二是省略事由,一般用于内容单一、正文较短,使人一目了然的发文,如《中华人民共和国主席令》;三是省略发文单位和事由,主要用于公布性公文,如《公告》、《通告》。

三是附加式。即在文种前加附加语。如《国务院批转发改委关于制止电站无序建设意见的紧急通知》。

发布性公文还要在标题下标明该文件通过的形式和日期,外加括号。可称之为“题注”。

(2)主送机关。

主送机关指公文的主要受理机关,也称受文机关或收文机关。应使用全称或者规范化简称、统称。

主送机关置标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体标识,回行时仍顶格;最后一个主送机关后标全角冒号。

公布性公文,如命令、通告、公告,以及会议通过的公文,可不标主送机关。

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主送机关称谓可有下列几种写法:

①单称或特称。用于向一个特定的机关行文。跨地区、跨单位行文,以及上行文的主送机关,应该写明单位全称,如“山东省人民政府”。只有在本地区、本单位,才可使用规范化的简称,如“省政府”、“市政府”。

②统称。用于发至下一级多个机关的行文。如“各省、自治区、直辖市人民政府,国务院各部委”、“各直属机构”、“各人民团体”等。

③递降称。用于多级下行文,如“各市、区、县人民政府”。 ④并称或转称。用于同时向两个以上的机关行文。如“党中央、国务院”、“财政局并报税务局”、“市政府并转报省政府”。

(3)公文正文

正文是公文表现主题的核心部分,一般包括导语、主体、结语三部分。具体写法将在各文种中详述。正文置主送机关下一行,每自然段左空2字,回行顶格。数字、年份不能回行。正文一般每面排22行,每行排28字,选用3号仿宋体字为宜。

(4)附件说明

附件是用来说明正文的文件,应视为主件正文内容的组成部分,它与公文主件具有同等效力。公文如有附件,应在主件正文之后注明附件的序号和名称。写法是在正文结束后,下空一行左空2字用3号仿宋体标识,如“附件:××××××”;附件有两份或两份以上时,应用阿拉伯数码标明序号,如“附件:1.××××2.××××”(分行排列);附件名称不用加书名号,后面也不加句号。

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公文如有附件,一般与主件分页印制,但应在主件正文之后注明附件的序号和名称。附件应与公文主件一起装订,并在附件左上角第一行顶格标识“附件”二字,有序号时还应标识序号。凡是正文中写明上报、下发、批转、转发、转报、发布的文件,不必再在正文之下标明“附件”两字。

附件视文件需要而标注。

(5)成文日期

成文日期以负责人签发的日期为准;联合行文以最后机关负责人签发的日期为准;会议通过的公文,以通过日期为准;法律法规的公文,以批准日期为准;电报以发出日期为准。

成文日期用3号仿宋,用汉字小字写“○、一、二、三??”。

(6)印章

发文机关在落款处不署名,只盖章。

印章是表示发文单位对公文生效和确认无误的一种凭证,盖在年月日中间。公文除《会议纪要》和以电报形式发出的以外,均应加盖印章。联合上报的公文,由主办单位盖印章;联合下发的公文,发文机关都应盖印章。盖章方法有如下几种:

一是当单一机关发文时,印章应当端正盖在成文日期上方,做到上不压正文,下面骑年盖月,即端正、居中,下压成文日期年、月、日约4-7个字,印章一律用红色。落款处不署发文机关名,发文日期居版心右空4字位置;加盖印章应上距正文2mm-4mm,用红色印章。当印章下弧无文字时,用下套方式,下弧压成文日期上;当印章下弧 8

有文字时,用中套方式,中心线压在成文日期上。

二是当联合行文盖两个印章时,应将成文日期拉开,左右各空7字,主办机关印章在前,两印均压成文日期,互不相交或相切。两印相距不超过3mm。盖章的具体方式应当相同,即或都采用下套方式,或都采用中套方式。当印章下弧无文字时,用下套方式,下弧压成文日期上;当印章下弧有文字时,用中套方式,中心线压在成文日期上。

三是当联合行文需盖3个以上印章时,应将各发文机关名称(可用简称)排在发文日期和正文之间。主办机关印章在前,每排最多排3个印章,两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章,均居中排布;印章之间 互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

(7)附注

附注是需要说明的其他事项,包括文件限定的阅读和印发传达范围、公文使用的注意事项的说明及“请示”联系人姓名及电话的注明,如是否可以登报,翻印等,如“此件发至县级”,“此件不得翻印”等等。附注位于成文时间和印章下一行,左空2字,用圆括号括入。不应把附注理解为对公文内容作出的解释或注释。

附注视文件需要而标注。

3、版记部分——即公文的文尾部分,位于公文末页下部。

(1)主题词

主题词是指能准确概括该公文主题的名词或名词性词组。现在执行的是19xx年12月20日国务院办公厅秘书局的《国务院公文主题词 9

表》,该表共15个区域词,57个类别词,1049个类属词(参照文后附录)。标注时,先标该公文的类别词,再标类属词,再标文种,三类组合即为该公文的主题词。

《公文处理方法》规定,上行文应按上级机关的要求标注主题词。“主题词”用3号黑体,居左顶格,后标全角冒号;词目用3号小标宋体,词目之间空1字,不加标点,词目一般3-5个,位于版记部分反线之上。

(2)抄送

抄送指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,使用全称或规范化简称。公文如有抄送,置主题词下一行;左空1字用3号仿宋标“抄送”,后标全角冒号;回行时应与冒号后的机关名对齐;机关名之间用逗号,最后一个机关名后用句号。抄送不可以是主送机关的上级机关,可以是主送机关的上级机关的办公室(厅)。可以是主送机关的平行机关或下级机关。

如抄送的机关较多,在安排顺序上应当上级机关在前,不相隶属机关和下级机关在后。

当主送机关太多,而使正文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至主题词之下,抄送之上,中间应加一条反线,以与抄送机关隔开。标识方法于抄送机关相同。

(3)印发机关和印发日期

印发机关是指具体负责印制公文的主管部门,一般是发文单位的办公厅(室)或文秘部门;印发日期指公文起印的日期。印发机关和印 10

发日期位于抄送机关之下(无抄送机关时直接位于主题词之下)占1行位置;用3号仿宋体。印发机关左空1字,日期右空1字,用阿拉伯数码标识,后加“印发”两字。

公文如需翻印,还应当在“印发机关和印发时间”之下标识翻印机关的名称和翻印日期,其方法同上,但翻印日期后要标明“翻印”两字。

(4)版记反线。

版记各要素之下均加一条与版心等宽的反线,叫版记反线。“版记”各要素必须置于公文的最后一页的最后一行以上。下页边距离版记反线是35mm,但函是20 mm。

二、党的公文的格式

(一)党的公文的构成

《中国共产党机关公文处理条例》(以下简称《党的公文处理条例》)第三章规定,党的公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印刷版记等17个要素组成。

(二)党的公文与行政公文格式的异同

与行政公文比较,党的公文格式有下列不同:

(1)行政公文的“发文机关标识”在党的公文中称之为“版头”。

(2)行政公文的签署(落款)只需标明“成文日期”和“印章”,党的公文还要署上发文机关名称。

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(3)行政公文的“成文日期”用汉字小写;党的公文用阿拉伯数字。

(4)党的公文的“版头”(即发文机关标识)与行政公文也有所不同。

党的《公文处理条例》第十条规定,党的机关版头有以下四种:①《中共××文件》。用于各级党委发布、传达贯彻党的方针、政策、作出重要工作部署,转发上级机关的文件,批转下级机关的重要报告、请示。②《中国共产党××委员会(××)》。用于各级党委通知重要事项、任免干部、批复下级机关的请示,向上级机关报告、请示工作。括号里注明文种(下同)。③《中共××办公厅(室)文件》、《中共××办公厅(室)(××)》。用于各级党委办公厅(室)根据授权,传达党委的指示,答复下级党委的请示。转发上级机关的文件,批转下级机关的报告、请示,发布有关事项,向上级机关报告、请示工作。④《中共××部文件》、《中共××部(××)》。用于除办公厅(室)以外的党委各部门发布本部门职权范围内的事项,向上级机关报告、请示工作。

(5)行政公文的红色反线是一条横线,党的公文的红色反线中间要加上五星。

(6)行政公文只能用A4型纸;党的公文既可以用A4型纸,也可以用16开型纸。

至于字体字号、书写格式、装订规定等与《国家行政机关公文格式》基本相同。具体可参考教材的附录一、附录二、附录三。 12

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第二篇:公文的格式规范 大字体 6500字

公文的格式规范

一、行政机关公文格式

(一)用纸、排版及装订规则

(1)公文采用A4型纸,幅面尺寸为:210mm×297mm。

(2)公文用纸天头(即上页边)37mm±1mm;用纸订口(左白边)28mm±1mm。版心尺寸156mm×225mm(不含页码)。

(3)公文的版心上边沿至发文机关标识的距离,除函为零之外,命令为20mm,请示、报告为80mm,其它为25mm。用以标注公文份数序号、秘密等级和紧急程度。

(4)公文正文用3号仿宋体字,一般每面排22行,每行排28个字。正文中如遇空白处不能盖下印章时,应调整正文字距、行距,务使正文与印章同处一页,不能出现“此页无正文”字样。

公文从左至右横排。在民族自治地方,可以并用汉字和通用的少数民族文字。少数民族文字按其习惯书写、排版。

(5)公文要双面印刷,页码套正,两面误差不得超过2mm。

(6)公文应左侧装订,不掉页。封面与书芯不脱落,后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处,允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm~5mm。

(二)行政机关公文的文面格式

新的《国家行政机关公文格式》(以下简称为《公文格式》)将公 1

文划分为眉首、主体、版记3部分18个要素。分述如下:

1、眉首部分——即公文的版头部分,位于公文首页红色反线以上。

(1)公文份数序号

《行政公文办法》规定,绝密、机密级公文应标明份数序号。公文份数序号简称份号,即同一文件份数的顺序编号,其作用是便于登记、分发、核查和统计文件。序号用7位(不够7位时前面用0)阿拉伯数顶格标识在版心左上角第一行。

(2)秘密等级和保密期限

凡有保密要求的公文,应当在版心右上角第一行标明密级。秘密分绝密、机密、秘密三级。标识时用3号黑体字,顶格标在版心右上角第1行,两字间空1字(无保密期限情况下)。20xx年1月发布的《国务院办公厅关于实施<国家行政机关公文处理办法>具体问题的处理意见》规定:“涉及国家秘密的公文应注明保密期限。”如公文需标明保密期限,应在密级程度和保密期限之间用“★”隔开,而秘密等级的两字之间不空字距,如“秘密★6个月”,“机密★1年”,“绝密★26年”等。特殊情况下,保密期限为长期的,可标为“绝密★长期”。还有一种免标保密期限的,如“绝密”,则表示按该密级的最长保密期限处理(绝密30年、机密20年、秘密10年)。

(3)紧急程度

这是对公文送达时间的要求,分“特急”、“急件”,电报分“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。顶格标在版心右上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识秘密等级和紧急程度,秘密等级标在第1行,紧 2

急程度则标在第2行。

公文份数序号、秘密等级、保密期限与紧急程度视文件需要而标识。

(4)发文机关标识

发文机关标识又称文件名称,位于公文首页眉首中央,一般采用红色套印,所以正式公文俗称为“红头文件”。

发文机关标识通常由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成。如《国务院文件》,《上海市政府文件》等,主要用于发布方针、政策和重要的工作部署、批转下级机关的重要来文,以及转发上级机关的公文等。用小标宋体,字号以醒目、美观为原则,但应小于22mm×15mm。

发文机关标识另有其它三种标写方法:

①只写发文机关名称(全称或规范化简称)。如《国务院办公厅》,《××省政府》等,主要用于通知重要事项、批复下级机关的请示、发布任免通知等。

②发文机关名称(全称或规范化简称)加文种名称。如《中华人民共和国国务院令》、《国务院任免通知》等,主要用于命(令)、任免通知、会议纪要等少数几个文种。

③有一些报告、请示和某些事务性公文、发函等,可在发文机关后面加上用圆括弧括起来的文种,如《××商业局(请示)》、《××公司(函)》等。

如是联合行文,标识发文机关时应使主办机关名称在前,“文件” 3

两字置于发文机关名称右侧,上下居中排列;如联合行文机关过多,必须保证公文首页显示正文。

(5)发文字号

发文字号是一份公文特定的代号。联合行文时,只标明主办机关发文字号。如果是“命令”类公文,则按司令者任职期间发文的“流水号”为发文字号。发文字号用3号仿宋标注在发文机关标识正下方,空2行红色反线之上4mm处。在没有签发人标识时,居中排布;有签发人标识时,发文字号居左空1格,签发人居右空1字排布。它由发文机关代字、年份和序号三个要素组成。如“国办发[2001]5号”、“沪府发[2002]1号”等。

机关代字应选用代表本机关名称特点的字构成,尽量简短,一般不超过五个字。可分为三个层次:第一层次是发文机关的代字,即文件是以什么机关的名义发出的,“国办”就是表示该文件以“国务院办公厅”的名义发出;第二层次是部门代字,如文件是由发文机关内部的某一部门主办的,则可以在机关代字后面加上部门代字,如“国办秘”就是表示该文件是“国务院办公厅秘书局”主办的;第三层次是文件类型或文种代字,如“国办发”就表示是国务院办公厅的普发性文件;“国办批”就表示是国务院办公厅的批复;“国办函”就表示是国务院办公厅的函件,等等。

年份应标全称,不应简化,用阿拉伯数字书写,并用六角括号“﹝﹞”括入。

序号是按年度统一编制的发文流水号,用阿拉伯数码标识,前面 4

不加“第”字和虚位“0”字。

(6)上行文签发人

凡上报的公文,应当标注核准并签发文稿的机关负责人姓名,以示公文的具体责任者,即“签发人”,是该公文开始生效并对其负责的标志。新的《公文处理办法》规定,上行文应注明签发人、会签人姓名,其中“请示”应在附注中注明联系人姓名和电话。

“签发人”三字用3号仿宋体,后标全角冒号,姓名用3号楷体,与发文字号并行居右空1字排布。

联合发文时有多个签发人,则主办单位签发人的姓名标识于第一行,其他签发人姓名按发文机关顺序,从第二行起上下依次排列,同时下移发文字号,使之与最后一个签发人姓名处在同一行;红色反线也同时下移,与发文字号的间距仍保持4mm。

签发人姓名可用铅印或打印,不必亲署。

(7)红色反线

发文字号与签发人之下4mm处印一条与版心等宽(即156mm)的红色反线。

2、主体部分——反映公文的主要内容,位于首页红色反线以下,末页主题词(不含)以上。

(1)公文标题

标题在红色反线下空2行,用2号小标宋体居中排布,可一行或多行;回行时,要词意完整(不要将双音节词或固定词组拆开;也不要将“的”字排在行首)、排列对称、间距适当。如果标题行数过多, 5

可将标题上移1至2行,即减少与红色反线之间的空行或不空行,以保证正文在首页出现。

标题应准确概括公文的主要内容并标明文种。标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。标题有三种形式:

一是完全式。由发文机关、事由、文种三部分构成。如国务院关于发布<国家行政机关公文处理办法>的通知。

二是省略式。有三种情况。一是省略发文单位,一般用于单位内部行文,如《关于××同志任职的通知》;二是省略事由,一般用于内容单一、正文较短,使人一目了然的发文,如《中华人民共和国主席令》;三是省略发文单位和事由,主要用于公布性公文,如《公告》、《通告》。

三是附加式。即在文种前加附加语。如《国务院批转发改委关于制止电站无序建设意见的紧急通知》。

发布性公文还要在标题下标明该文件通过的形式和日期,外加括号。可称之为“题注”。

(2)主送机关。

主送机关指公文的主要受理机关,也称受文机关或收文机关。应使用全称或者规范化简称、统称。

主送机关置标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体标识,回行时仍顶格;最后一个主送机关后标全角冒号。

公布性公文,如命令、通告、公告,以及会议通过的公文,可不标主送机关。

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主送机关称谓可有下列几种写法:

①单称或特称。用于向一个特定的机关行文。跨地区、跨单位行文,以及上行文的主送机关,应该写明单位全称,如“山东省人民政府”。只有在本地区、本单位,才可使用规范化的简称,如“省政府”、“市政府”。

②统称。用于发至下一级多个机关的行文。如“各省、自治区、直辖市人民政府,国务院各部委”、“各直属机构”、“各人民团体”等。

③递降称。用于多级下行文,如“各市、区、县人民政府”。 ④并称或转称。用于同时向两个以上的机关行文。如“党中央、国务院”、“财政局并报税务局”、“市政府并转报省政府”。

(3)公文正文

正文是公文表现主题的核心部分,一般包括导语、主体、结语三部分。具体写法将在各文种中详述。正文置主送机关下一行,每自然段左空2字,回行顶格。数字、年份不能回行。正文一般每面排22行,每行排28字,选用3号仿宋体字为宜。

(4)附件

附件是用来说明正文的文件,应视为主件正文内容的组成部分,它与公文主件具有同等效力。公文如有附件,应在主件正文之后注明附件的序号和名称。写法是在正文结束后,下空一行左空2字用3号仿宋体标识,如“附件:××××××”;附件有两份或两份以上时,应用阿拉伯数码标明序号,如“附件:1.××××2.××××”(分行排列);附件名称不用加书名号,后面也不加句号。

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公文如有附件,一般与主件分页印制,但应在主件正文之后注明附件的序号和名称。附件应与公文主件一起装订,并在附件左上角第一行顶格标识“附件”二字,有序号时还应标识序号。凡是正文中写明上报、下发、批转、转发、转报、发布的文件,不必再在正文之下标明“附件”两字。

附件视文件需要而标注。

(5)成文日期

成文日期以负责人签发的日期为准;联合行文以最后机关负责人签发的日期为准;会议通过的公文,以通过日期为准;法律法规的公文,以批准日期为准;电报以发出日期为准。

成文日期用3号仿宋,用汉字小字写“○、一、二、三??”。

(6)印章

发文机关在落款处不署名,只盖章。

印章是表示发文单位对公文生效和确认无误的一种凭证,盖在年月日中间。公文除《会议纪要》和以电报形式发出的以外,均应加盖印章。联合上报的公文,由主办单位盖印章;联合下发的公文,发文机关都应盖印章。盖章方法有如下几种:

一是当单一机关发文时,印章应当端正盖在成文日期上方,做到上不压正文,下面骑年盖月,即端正、居中,下压成文日期年、月、日约4-7个字,印章一律用红色。落款处不署发文机关名,发文日期居版心右空4字位置;加盖印章应上距正文2mm-4mm,用红色印章。当印章下弧无文字时,用下套方式,下弧压成文日期上;当印章下弧 8

有文字时,用中套方式,中心线压在成文日期上。

二是当联合行文盖两个印章时,应将成文日期拉开,左右各空7字,主办机关印章在前,两印均压成文日期,互不相交或相切。两印相距不超过3mm。盖章的具体方式应当相同,即或都采用下套方式,或都采用中套方式。当印章下弧无文字时,用下套方式,下弧压成文日期上;当印章下弧有文字时,用中套方式,中心线压在成文日期上。

三是当联合行文需盖3个以上印章时,应将各发文机关名称(可用简称)排在发文日期和正文之间。主办机关印章在前,每排最多排3个印章,两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章,均居中排布;印章之间 互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

(7)附注

附注是需要说明的其他事项,包括文件限定的阅读和印发传达范围、公文使用的注意事项的说明及“请示”联系人姓名及电话的注明,如是否可以登报,翻印等,如“此件发至县级”,“此件不得翻印”等等。附注位于成文时间和印章下一行,左空2字,用圆括号括入。不应把附注理解为对公文内容作出的解释或注释。

附注视文件需要而标注。

3、版记部分——即公文的文尾部分,位于公文末页下部。

(1)主题词

主题词是指能准确概括该公文主题的名词或名词性词组。现在执行的是19xx年12月20日国务院办公厅秘书局的《国务院公文主题词 9

表》,该表共15个区域词,57个类别词,1049个类属词(参照文后附录)。标注时,先标该公文的类别词,再标类属词,再标文种,三类组合即为该公文的主题词。

《公文处理方法》规定,上行文应按上级机关的要求标注主题词。“主题词”用3号黑体,居左顶格,后标全角冒号;词目用3号小标宋体,词目之间空1字,不加标点,词目一般3-5个,位于版记部分反线之上。

(2)抄送

抄送指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,使用全称或规范化简称。公文如有抄送,置主题词下一行;左空1字用3号仿宋标“抄送”,后标全角冒号;回行时应与冒号后的机关名对齐;机关名之间用逗号,最后一个机关名后用句号。抄送不可以是主送机关的上级机关,可以是主送机关的上级机关的办公室(厅)。可以是主送机关的平行机关或下级机关。

如抄送的机关较多,在安排顺序上应当上级机关在前,不相隶属机关和下级机关在后。

当主送机关太多,而使正文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至主题词之下,抄送之上,中间应加一条反线,以与抄送机关隔开。标识方法于抄送机关相同。

(3)印发机关和印发日期

印发机关是指具体负责印制公文的主管部门,一般是发文单位的办公厅(室)或文秘部门;印发日期指公文起印的日期。印发机关和印 10

发日期位于抄送机关之下(无抄送机关时直接位于主题词之下)占1行位置;用3号仿宋体。印发机关左空1字,日期右空1字,用阿拉伯数码标识,后加“印发”两字。

公文如需翻印,还应当在“印发机关和印发时间”之下标识翻印机关的名称和翻印日期,其方法同上,但翻印日期后要标明“翻印”两字。

(4)版记反线。

版记各要素之下均加一条与版心等宽的反线,叫版记反线。“版记”各要素必须置于公文的最后一页的最后一行以上。下页边距离版记反线是35mm,但函是20 mm。

二、党的公文的格式

(一)党的公文的构成

《中国共产党机关公文处理条例》(以下简称《党的公文处理条例》)第三章规定,党的公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印刷版记等17个要素组成。

(二)党的公文与行政公文格式的异同

与行政公文比较,党的公文格式有下列不同:

(1)行政公文的“发文机关标识”在党的公文中称之为“版头”。

(2)行政公文的签署(落款)只需标明“成文日期”和“印章”,党的公文还要署上发文机关名称。

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(3)行政公文的“成文日期”用汉字小写;党的公文用阿拉伯数字。

(4)党的公文的“版头”(即发文机关标识)与行政公文也有所不同。

党的《公文处理条例》第十条规定,党的机关版头有以下四种:①《中共××文件》。用于各级党委发布、传达贯彻党的方针、政策、作出重要工作部署,转发上级机关的文件,批转下级机关的重要报告、请示。②《中国共产党××委员会(××)》。用于各级党委通知重要事项、任免干部、批复下级机关的请示,向上级机关报告、请示工作。括号里注明文种(下同)。③《中共××办公厅(室)文件》、《中共××办公厅(室)(××)》。用于各级党委办公厅(室)根据授权,传达党委的指示,答复下级党委的请示。转发上级机关的文件,批转下级机关的报告、请示,发布有关事项,向上级机关报告、请示工作。④《中共××部文件》、《中共××部(××)》。用于除办公厅(室)以外的党委各部门发布本部门职权范围内的事项,向上级机关报告、请示工作。

(5)行政公文的红色反线是一条横线,党的公文的红色反线中间要加上五星。

(6)行政公文只能用A4型纸;党的公文既可以用A4型纸,也可以用16开型纸。

至于字体字号、书写格式、装订规定等与《国家行政机关公文格式》基本相同。具体可参考教材的附录一、附录二、附录三。 12

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