公司档案管理制度(1200字)

来源:m.ttfanwen.com时间:2015.7.23

公司档案管理制度

一、总则

1、为加强本公司档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为公司发展服务,特制定本制度。

2、公司档案,是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。

3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

二、文件材料的收集管理

1、公司指定专人负责文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交总经理审阅后归档。

3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集。

三、归档范围

1、重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

四、归档要求

1、档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。

2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

3、在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。

5、档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

6、案卷封面,应逐项按规定用钢笔书写,字迹要工整、清晰。

五、档案管理人员职责

1、按照 有关规定做好 文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

2、按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。

3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全。

六、档案的利用

1、公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写《借阅单》,报主管人员批准后,方可借阅,其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准,受控文档的借阅要由总经理签字批准。

2、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报总经理处理。

3、必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追求责任。

4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。

5、必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

6、不准转借,必须专人专用。

7、用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

七、附则:

本规定由公司行政部负责解释,自颁布之日起实施。


第二篇:公司档案管理制度 1700字

公司档案管理制度(试执行)

一、总则

1、为加强本公司档案管理工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为公司发展服务,特制定本制度。

2、公司档案,是指公司从建设到运营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 3、公司专设档案管理部门,档案部门归属于公司办公室,由办公室行政文秘专人管理。负责对公司的公文、档案进行统一管理,包括公文的草拟、收发、归档,档案资料的整理、编制、保管等工作。

二、文件材料的收集管理

1、凡属于归档范围之内的文件资料,均应依法归档,不得以任何借口拒绝归档。任何部门经理、主管及员工等严禁私自处理、收藏,及未获公司批复签处同意情况下外泄公司档案,公司将追求相关人员的责任。(详见《XXXX【20xx】003号文》)。

2、归档文件的收集工作由各部门经办人员负责,经办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后经部门负责人、办公室主任或公司副总审阅签批后,及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

第 1 页 共 4 页

3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交办公室备案。

4、会议类文件由行政文秘收集归档。

三、归档范围

1、本公司的大事记及反映本公司重要活动的所有图纸、文件、声像资料等。

2、重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

3、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

4、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

5、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

6、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

四、归档要求

1、档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。

2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

3、在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。

第 2 页 共 4 页

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。

5、档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

6、案卷封面,应逐项按规定用钢笔书写,字迹要工整、清晰。

7、归档手续,各部门将文件材料和案卷向档案室移交时,应填写“公司重要文件移交登记表”一式二份,经交接双方核对签字后,各留一份,以备考查。

五、档案管理人员职责

1、集中统一管理本单位全部档案,按照档案业务建设规范要求,做好档案收集、整理、归档等工作。

2、负责协助、检查、督促公司各部门经办人员做好本部门档案的形成、积累、归档工作,确保档案的完整、准确。

3、积极开发利用档案信息资源,编制多种检索工具和专题资料,主动运用档案协助领导和有关部门解决实际问题。

4、做好档案统计工作,及时、准确地上报各类档案统计表,对本单位档案和档案管理情况做到心中有数。

5、档案人员要忠于职守,自觉遵守档案制度,保守机密,认真做好档案管理工作。

第 3 页 共 4 页

六、档案的利用

1、提调公司档案必须填写《提档申请表》,报主管人员批准后,方可借阅,其中非受控文档的借阅要由办公室主任签字批准,受控文档的借阅要由副总或总经理签字批准(详见《XXXX【20xx】003号文》)。

2、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报办公室主任或副总经理处理。

3、必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追求责任。

4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。

5、必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

6、不准转借,必须专人专用。

7、用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

七、本制度颁布之日起开始执行。

签发人:

年月日

第 4 页 共 4 页

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